Firma/Firmen: P. Gassmann Immobilien AG
Adresse: Gerliswilstrasse 28
PLZ Ort, Land: 6020 Emmenbrücke
Geschäftsführung: Silvio Marti
Telefonnummer: 041 260 18 55
E-Mail-Adresse: info@gassmann-verwaltungen.ch

Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzich­tet nach Mög­lichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe. Fassung vom (09/2023)

1.      Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1.       Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit der P. Gassmann Immobilien AG (im Folgenden «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch perso­nenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verord­nung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezo­gene Informationen, die im Zusammenhang mit ver­traglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insb. Cookies, siehe dazu unten).

Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personen- be­zogener Daten durch uns auf.

1.2.       Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5–9 DSG («Begriffe und Grundsät­ze»). Bei den ge­troffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidier­ten Datenschutzgesetz» (https://www.svit.ch/de/datenschutz-der-immobilienwirtschaft) des SVIT Schweiz.

Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne techni­sche Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.

1.3.       Bearbeitete Personendaten
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einver­ständniserklärung bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).

1.4.       Ihre Rechte
Jeder Person steht das Recht zu, gem. Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlan­gen, ob Per­sonendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Mona­ten können wir ein kostende­ckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal 300 CHF).

Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausga­be ihrer Per­sonendaten, die sie ihm bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.

Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: info@gassmann-verwaltungen.ch

2.      Verarbeitungsverfahren

2.1.       Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteres­sen­tinnen und Mie­tinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Per­so­nen erklären diese ihr Einverständnis zur Da­tenbearbeitung.

Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Drit­ten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in an­ge­messener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Miet­in­teressentinnen und Mietinteressenten wer­den nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG auslaufenden Vermietungsaufträgen und Mietver­trägen er- hoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinte­ressentinnen und Mietinteressen­ten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständ­nis zur Datenbearbeitung vorliegt.

Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehen- den Personendaten werden nach den Grundsätzen der all­gemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leis­tung (i. d. R. Abrechnung der Neben­kosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbe­wahrt.

2.2.       Vermarktungsprozess
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentin­nen und Kauf­interessenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforder­lich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterla­gen zum Prozess wer­den während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt.

Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermark­tungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen spä­teren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.3.       Beratungsprozess
Personen aus Beratungsmandaten werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.4.       Zusammenarbeit mit Dritten
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Be­din­gung für die Zu­sammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auf­trags­bearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren ab­weichen.

Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartnern findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. Wir informieren betroffe­ne Personen über die Bekannt­gabe.

2.5.       Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten jedoch ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Daten­bearbeitung verpflichten.

2.6.       Customer-Relationship-Management
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen le­dig­lich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personen­da­ten werden 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend ge­löscht. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.7.       Digitales Kunden-/Benutzerkonto
Gewisse Dienstleistungen bieten wir über ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto auf unseren Ser­vern an. Mit der Eröffnung eines Kunden-/Benutzerkontos erklären sich betroffene Personen damit ein­verstanden, dass wir ihre Personendaten bearbeiten (speichern, aufbewahren, verwenden usw.), Auswertungen aus der Nutzung zur Verbesserung unserer Services erstellen und mit den betroffenen Personen in Kontakt treten.

Ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto kann durch die betroffene Person jederzeit gelöscht wer­den. Die Perso­nendaten werden innerhalb 3 Monaten aus unseren Datenbanken entfernt. Eine ano­nymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

Wir verzichten darauf, die Nutzung unserer digitalen Informationsangebote von einem Kunden-/Benutzerkonto abhän­gig zu machen.

2.8.       Newsletter
Für digitale Newsletter verwenden wir die Lösung (Name) des Anbieters (Name). Für den Versand werden Perso­nendaten auf dessen Servern gespeichert. Empfängerinnen und Empfänger haben jederzeit die Möglichkeit, die Personendaten einzusehen, zu bearbeiten und zu löschen.

Wir versenden keine unangeforderten Newsletter.

2.9.       E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 1 Jahr ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Ge­sprächsverlauf, wenn eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung nicht erforder­lich macht.

2.10.    Kontaktformular
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden innert 1 Monats von unseren Webservern ge­löscht. Der wei­tere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon oder persönlichen Kontakt.

2.11.    Veranstaltungen
Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nach 1 Jahr ge­löscht.

2.12.    Versände via Briefpost und soziale Medien
Für adressierte Werbesendungen via Briefpost setzen wir Adressen von (Name) ein, die wir gemäss Vertragsbedin­gungen jeweils einmalig verwenden. Für bezahlte Postings in soziale Medien (Face­book, Instagram, etc.) nutzen wir die Kontaktdaten der jeweiligen Anbieter.

2.13.    Bonitätsauskünfte
Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte des Anbieters (Mo­neyhouse) in unsere Entscheidungen einfliessen (z. B. für die Vermietung). Zur Einholung einer Selbst­auskunft richten sich betroffene Personen direkt an Moneyhouse.

2.14.    Automatisierte Einzelentscheide
Wir wenden in unserem Unternehmen automatisierte Einzelentscheidungen für den Vermietungspro­zess an, die un­ter die Ausnahmeregelungen gem. DSG fallen. Das heisst konkret, dass alle automati­sierten Einzelentscheidungen durch eine natürliche Person überprüft und gegebenenfalls geändert werden.

2.15.    Datensicherungen
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherun­gen, die auf Daten­trägern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Daten­sicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.

2.16.    Datenschutzmassnahmen  
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes.

2.17.    Webseite/n
Die Webseite umfasst neben den Domains www.gassmann-verwaltungen.ch auch projektbezogene Webseiten so­wie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, perso­nenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.

2.18.    Einsatz von Cookies
Cookies sind Daten, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreund­lichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statisti­sche Daten der Webseiten-Nutzung zu erfas­sen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Wer­bezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser ge­schlossen wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeit­raum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzu­bieten.

Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies einge­schränkt werden. Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen.

2.19.    Server-Logfiles
Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt.
Diese sind:
–       IP-Adresse des Nutzers
–       Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei
–       Datum und Uhrzeit des Zugriffs
–       Meldung über erfolgreichen Abruf
–       Browser-Typ und Version
–       Betriebssystem des Nutzers
–       Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zu dem Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugrif­fe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben und ausgewertet.

Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, so­fern kein berech­tigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässi­gen Zugriffs nahelegen.

Emmenbrücke, 1. September 2023